Muyen is een echt familiebedrijf. Het is 65 jaar geleden geboren uit passie en sindsdien gegroeid. Er komen dan ook steeds meer boekhoudtechnische processen en vragen op hen af.  i-partner helpt Muyen deze processen te digitaliseren en automatiseren.

Experts in veilig werken met glas

Astrid de Groot-Muyen is samen met haar broer directeur-eigenaar van Muyen. Wij spraken Astrid over het bedrijf en onze samenwerking.

Astrid: “Muyen is een bijzonder bedrijf. Naast dat wij al onze producten voor de vlak glasindustrie zelf ontwerpen, produceren en verkopen, vergemakkelijken wij ook het transport, de opslag, het bewerken en het plaatsen voor bedrijven. Daar komt een hoop administratie en planning bij kijken, wat we eerst op papier en via Excel organiseerden. Door de groei van het bedrijf liepen we dan ook tegen problemen aan, waardoor we erachter kwamen we moesten digitaliseren.”

Het eerste contact

In 2005 stapte Muyen over naar SnelStart als boekhoudpakket. Astrid: “Via die weg raakten wij destijds in contact met WimJan van Velzen. Hij kwam bij ons op bezoek en hielp ons binnen het basispakket. SnelStart groeide, maar onze vraag ook. Daarom bracht WimJan ons een aantal jaar geleden met Jeffrey in contact.”

Over werkbonnensysteem OutSmart

Toen WimJan bij Muyen op gesprek was, had hij snel in de gaten dat het werkbonnensysteem van OutSmart de beste oplossing bood voor Muyen. Daarom stelde hij Jeffrey ter Horst, onze Senior Field Engineer en gespecialiseerd in werkbonnenapps, voor aan Astrid.

OutSmart is namelijk met name geschikt voor een mkb met tien tot vijftien medewerkers in de buitendienst, maar met ook een planner op de binnendienst. Met terugkerende werkbonnen kun je service en onderhoudsabonnementen automatiseren en het grafisch planbord is ook eenvoudig te bedienen middels een ‘drag and drop’-systeem. Zo verschuif je objecten gemakkelijk van A naar B. Alle administratie kan in de app, dit creëert inzicht en overzicht.

Een uitgebreid proces

In 2020 begon onze samenwerking. Astrid: “Jeffrey gaf direct al aan dat het een heel uitgebreid proces zou zijn om al onze wensen te implementeren in OutSmart. Inmiddels zijn we twee à drie jaar verder en we draaien! Er lopen zo’n twaalf collega’s rond met een tablet met daarop de app. Alles is gedigitaliseerd: van onze werkbonnen tot de planning van onze bussen en routes. Doordat iedereen met de app werkt, gaat alles digitaal en geautomatiseerd. Het project is super gelopen.”

Medewerkers aan de hand

Het is voor het personeel altijd lastig als er een nieuw systeem geïmplementeerd wordt. Astrid: “Jeffrey heeft ons team goed op weg geholpen om met het nieuwe systeem te werken. Hij is altijd bereikbaar voor vragen en kort van stof in zijn antwoorden. Zo kunnen ook wij, terwijl wij er geen kennis van hebben, begrijpen hoe en waarom dingen zo werken. Als we ergens tegenaan lopen reageert Jeffrey snel met een oplossing. Er wordt goed meegedacht en de communicatie is open en eerlijk. Dat werkt heel prettig.”

De toekomst

Het systeem bevalt goed en is volop in gebruik genomen. Maar het is nog niet klaar, we zijn continu bezig met verbeteringen doorvoeren. Astrid: “Bijvoorbeeld het verhuuroverzichtsysteem, dit heeft Jeffrey binnen OutSmart speciaal voor ons geschreven. Hierin komen verhuuraanvragen binnen en worden direct bonnen aangemaakt met het kenmerk van het object. Daarna wordt deze verzonden naar de opdrachtgever samen met een afschrift met datum. Wanneer het object weer wordt ingeleverd gebeurt automatisch hetzelfde.”

Ook de volgende optimalisatie is al in de maak. We gaan het offertesysteem optimaliseren, zodat Muyen de aanvragen niet meer handmatig hoeft te verwerken én zij deze digitaal kunnen ondertekenen.

Meer informatie

Wil jij jouw werkbonnen of andere processen ook vereenvoudigen en automatiseren? Wij helpen je graag aan de beste oplossing! Neem contact met ons op voor meer informatie.